Labels

Kamis, 12 Desember 2013

Cara Mudah Menggunakan Mail Merger dengan Database Excel



Pernahkan anda ditugaskan untuk membuat surat oleh atasan anda? 
Ya, mungkin itu bukanlah sebuah masalah jika surat yang dibuat tidak begitu banyak. Bagaimana apabila suratnya ditujukan untuk ratusan orang dengan nama-nama dan tempat tinggal yang berbeda? Bisa dibayangkan jari-jari kita bisa keriting dibuatnya. Atau bisa saja kita ingin membuat SKHU sementara dengan jumlah siswa yang sangat banyak. Inilah fungsi dari Mail Merger. Mail merger digunakan untuk menggabungkan template Microsoft Office Word dengan database Ms Excel, Ms Access, dan SQL Server.
Pada kesempatan kali ini kita akan belajar membuat mail merger yang paling mudah dengan database dari Microsoft Office Excel.
Mari kita mulai !

1. Pertama kita buat database di Microsoft Excel
Kebetulan karena saya sedang menginput Dapodik jadi saya buat untuk keperluan itu. Saya membuat form sederhana yang ditujukan untuk setiap siswa SDN Dlimas 01. Berarti kita harus membuat database Nama, Kelas, Alamat, dsb. Jangan lupa rename sheet yang akan digunakan biar tidak keliru mengambil data. Seperti gambar dibawah ini saya rename jadi DAPODIK. Atau jika tidak mau repot bisa hapus sheet yang tidak diperlukan.

2. Setelah database dibuat selanjutnya adalah mendesain form untuk siswa. Nah kalau membuat surat ya desainnya surat, kalo bikin SKHU ya desain SKHU (hehee sok pinter..)
Perlu diingat, untuk form yang akan kita sisipkan mail merger dikosongi saja. Disini yang akan saya kosongi adalah Nomor, Nama Siswa, dan Kelas. Kalo yang dibuat adalah surat maka yang dikosongi adalah Nama Tujuan dan Alamat Tempat Tujuan. Jika membuat SKHU berarti data siswa dan data nilai dikosongi. Intinya kita buat templatenya saja. Setelah jadi silahkan disimpan.

3. Berikutnya kita masuk ribbon Mailings>Start Mail Merge>Step by step mail merge wizard.

4. Disebelah kanan akan muncul panel. Di step(langkah) pertama pilih Letters kemudian Klik Next: Starting document

5. Lanjut step kedua pilih Use the curent documen(artinya untuk dokumen yang sedang dibuka). kemudian Next ke step berikutnya seperti gambar.

6. Di stap ke-3 kita pilih Use an existing list(Gunakan database yang sudah dibuat tadi) Klik Browse untuk mencarinya.

7. Setelah ketemu pilih filenya dan klik open

8. pilih sheet yang tadi kita rename

9. Pastikan semua data yang ingin ditampilkan tercentang

10. Baiklah, berikutnya adalah menyisipkan data kedalam template yang telah kita buat tadi. Sebelumnya letakkan kursor ke tempat yang akan kita sisipkan. Kali ini saya akan menyisipkan nomor urut terlebih dahulu, pastikan tanda ketip-ketip masih di kolom nomor seperti gambar dibawah ini. Jangan sampai tergeser ketepat lain, nanti posisi nomornya juga ikut bergeser. Lalu klik More Items.

11. Karena kita ingin menyisipkan nomor maka klik nomor dan insert.

Jika berhasil akan seperti ini

Lakukan ini untuk semua field yang diperlukan yaitu Nama, Kelas, jenis Kelamin, dan Alamat

12. Terakhir adalah Preview Result untuk menampilkan hasilnya. Jika ingin melihat data berikutnya kita bisa klik tanda navigasi seperti gambar dibawah ini.

Jika ingin mencetak seluruhnya sekaligus setelah klik Print Document pilih All, Curent Document hanya untuk document yang ditampilkan, dan From .... To .... dari data ke berapa sampai data keberapa. Jika anda langsung menggunakan Ctrl+P maka hanya akan mencetak dokumen yang sedang aktiv saja.

Cukup mudah bukan, semoga bermanfaat dan sampai bertemu lagi dalam tutorial menggunakan mail merger dengan databasa Access.
Salam Pendidikan !

Jumat, 06 Desember 2013

Backup dan Restore Database Dapodikdas Menggunakan Dapodik Helper


Pada bingung ya bagaimana jika saat mengerjakan dan menginput Data Pokok Pendidik (Dapodikdas) baru nyampai ditengah jalan komputernya ngeblank dan harus diistall ulang, atau mungkin kebingungan cara memindahkan database yang sudah diedit ke komputer yang lain. Seperti yang kita tahu, bahwa Dapodik tahun 2013 ini telah sepenuhnya berbasis web. Untuk backup dan restore data tidak sama dengan versi sebelumnya.
Pada Aplikasi Dapodikdas 2013 ini kita harus menginstall plugin tambahan yang bernama Dapodik helper. Silahkan dowload dahulu aplikasinya dibawah ini kemudian ikuti tata cara penggunaannya.


Baiklah jika anda sudah mendownloadnya mari kita praktekkan !
Oh ya, jika aplikasi yang anda gunakan tidak bermasalah sebaiknya tidak perlu untuk coba-coba. Namun sangat dianjurkan untuk membackup database dan menyimpannya di flashdrive bilamana terjadi sesuatu dengan komputer anda. 
Ok, setelah anda download kita install dulu aplikasinya. Dobel klik pada aplikasi yang telah di download kemudian klik install hingga proses selesai.


Setelah proses pengistalan selesai, maka pada Directory C://Program Files/Dapodikdas akan muncul Aplikasi Bernama DAgent.exe seperti dibawah ini.


klik dua kali pada program tersebut kemudian klik backup/restore.


Kita pilih tempat menyimpan backup datanya, misalkan kali ini saya simpan di C://Download/Programs (Ini hanya contoh ya, sebaiknya jangan di Lokal Drive C, bisa ditaruh di D,E ataupun FlashDisk)


Berikutnya klik Backup 


Data hasil backup berextensi .dbk 
Keterangan dari hasil backup misalkan punya saya adalah seperti ini dapodikdas06122013100549.dbk 
  • Dua angka yang berada di depan menandakan tanggal pada saat di backup
  • Dua angka dibelakangnya menunjukkan bulan
  • Empat angka dibelakangnya menunjukkan tahun
  • Dan angka-angka berikutnya menunjukkan waktu.

Jadi dapodikdas06122013100549.dbk adalah data hasil backup pada tanggal 6 Desember 2013  pukul 10.05"49'.
Perlu diingat jika anda ingin merestore database, perhatikanlah tanggalnya, pastikan menggunakan hasil backup terbaru agar tidak terjadi kesalahan.

Berbicara mengenai restore database, caranya hampir sama. Setelah Run Program Dapodik Helper, klik backup/restore silahkan pilih bagian bawah, pilih databasenya(kalau tadi saya tempatkan di C://Download/Programs) kemudian klik restore.


Kiranya cukup mudah, jika masih belum jelas silahkan berkomentar.
Terima Kasih.
Semoga bermanfaat !